31 juillet 2007

La gestion des documents Nouvelle pierre angulaire (CAP-DOC, CAP-GED, CAP-DEMAT)

      conseil, ged, demat

      La Gestion des Documents

      nouvelle pierre angulaire des stratégies des PME

      Au sein d'une organisation le choix de gérer ses documents ou pas  relève dorénavant de la stratégie d'entreprise. L’enjeu économique découle du coût de la composante* dites “papier” dans une entreprise. 

      • composante= traitement, production,
        stockage, recherche, archivage etc

      Dans l'économie de l'immatériel, (l’économie du savoir) on gère les informations électroniques de toute nature. 

      La justification d'une GED n'est plus uniquement d'ordre légal mais la GED devient partie importante et intégrante du système d'information des entreprises et joue, dès lors, un rôle économique et stratégique, et selon le cabinet d'études Gartner, la gestion électronique de documents (GED) a le vent en poupe. La GED améliore les processus de circulation et de recherche de documents, elle répond aux contraintes de sauvegarde et d'archivage légal de plus en plus fortes, elle s’adapte bien au PME car l'organisation du travail et les circuits de validation de l'information sont moins lourds dans les petites structures. 

      Le workflow automatise la circulation des documents et améliore la productivité. La GED

      Pour mettre en place une organisation qui s’adapte à l’utilisateur - pour gagner du temps :

      classement naturel, organisé et instantané des informations, Un accès rapide et intuitif aux données, traitement accéléré des dossiers, réactivité améliorée, travail plus détendu 

      - pour économiser : élimination des temps de recherche, de classement, ou duplication des documents,
      avec pour conséquence une productivité accrue, gain de place…
       

      la dématérialisation des documents supprime les impressions et les photocopies inutiles  - pour un meilleur partage de l’information : Résultat : l’information circule mieux, dossiers et processus sont normalisés,

      la sécurité est renforcée (accès, sauvegarde, archivage…)

      trois axes

      Pour gérer autrement vos documents Les solutions CAP75 : 

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